|
Следует учитывать, что документы являются составной частью
имиджа предприятия, его своеобразной визитной карточкой. Документ
на неприглядном, «бедно» сделанном бланке, напечатанный нераз-борчивым
шрифтом, производит нежелательное впечатление о пред-приятии.
По этой же причине резиновый штемпель с наименованием предприятия,
оттиск которого проставляется на листе бумаги, вышел из деловой
практики Запада и все меньше применяется в России.
Бланк, в котором много места отводится под эмблему и наименова-ние
предприятия и мало для текста, неудобен в работе. Поэтому
реко-мендуется отво-дить под эмблему 1,5-2 см от границы верхнего
поля.
Современный дизайн оформления бланка, «свой» фирменный стиль
каче-ственная бумага, полный набор сведений о предприятии.
Правильное их распо-ложение на листе особенно важны для благоприятного
воздействия на делового партнера.
Бланки предприятия изготавливаются типографским способом
или с по-мощью персонального компьютера и имеют установленный
ком-плекс реквизитов и определенный порядок их расположения.
Для изготовления бланков в основном используются два формата
листов бумаги А4 (210х297 мм) и А5 (148х210 мм). Большая часть
доку-ментов предпри-ятия составляется на бланках А4. Для небольших
писем, справок используются бланки формата А5. Гораздо реже
используются бланки формата A3 (297х420 мм), предназначенные
для бизнес-планов, бухгалтерских отчетов, графиков и т.п.
Рекомендуется использовать два вида бланков предприятия:
бланк для внутренних документов (приказов, протоколов, решений),
бланк для внешних документов (писем, факсов).
Бланк для внутренних документов содержит эмблему предприятия
и на-именование предприятия.
На бланке для внешних документов указываются: эмблема пред-приятия;
наименование предприятия; почтовый адрес предприятия; банковские
реквизиты; номер контактного телефона; номер телефакса; дата
и номер письма; реквизит «На №___от____», в котором ука-зывается
дата и номер того письма, на который предприятие дает от-вет.
Бланки каждого вида могут изготавливаться с угловым и продоль-ным
рас-положением реквизитов.
Продольное расположение заголовочной части документа предпола-гает
расположение реквизитов документа вдоль верхней части листа
с их центровкой, т.е. равным удалением каждой строки от левого
и правого поля.
Наиболее используемое в настоящее время угловое расположение
рекви-зитов предполагает их размещение в верхней левой части
листа. Особенно удобен угловой бланк для писем, факсов, т.
к. пра-вый верхний угол используется для указания адреса получателя.
Правая верхняя часть листа может использоваться также для
других реквизитов: грифа утверждения (в актах, инструкциях)
и резо-люции руководителя (на поступивших документах). По
подсчетам специалистов угловое располо-жение экономит до 20%
площади листа документа.
Угловое расположение реквизитов имеет два вида: фланговое
и центриро-ванное. При фланговом расположении строки бланка
начинаются от границы ле-вого поля, правый край не выравнивается.
При угловом центрованном располо-жении все реквизиты, расположенные
в углу листа, выравниваются (центруются) относительно половины
листа документа, т. е. находятся на равном удалении от границы
левого поля и середины листа.
Предприятиям, работающим с зарубежными партнерами, необходи-мы
специальные бланки с дублированием реквизитов на языке партнера
или англий-ском языке. При угловом расположении реквизитов
в левой верхней части печа-таются реквизиты на русском языке,
справа - на иностранном. При продольном расположении реквизитов
бланка сначала печатаются реквизиты на русском язы-ке, а ниже
- на ино-странном.
Все бланки, как и документы, должны иметь поля:
- левое — 20 мм (8 машинописных знаков или ударов);
- верхнее — не менее 10 мм;
- правое и нижнее — не менее 8 мм.
В целях экономии площади листа ряд фирм в верхней части бланка
указы-вают только эмблему и наименование предприятия, а адрес,
номе-ра телефонов, факсов и банковские реквизиты располагают
прямо на нижнем поле листа.
Границы отдельных реквизитов (например, «заголовок к тексту»,
«адресат») удобно обозначать уголками, чтобы избежать ошибок
в их расположе-нии при печатании
Бланки часто используемых документов такие, как справки,
акты приема работ по контракту и другие, могут содержать также
части по-стоянного текста, которые при составлении документов
дополняются переменной информацией.
|
