|
В делопроизводстве существуют единые требования и правила
оформления документов управления, которые установлены государственными
нормативными актами.
Выполнение единых правил оформления документов обеспечивает:
- юридическую силу документов;
- оперативное и качественное составление и исполнение документов;
- организацию быстрого поиска документов;
- более активное использование компьютера при составлении
документов.
Любой документ состоит из ряда составляющих его документов
(даты, текста, подписи и т.д.), которые называются реквизитами.
Каждый вид документа (акт, приказ, письмо) имеет определенный
набор реквизитов.
В практике работы коммерческих предприятий не используется
реквизит «1 - государственный герб». Он ставится только на
документах государственных учреждений и предприятий, которым
предоставляется такое право. Реквизит «3 - изображение наград»
также не используется при разработке бланка фирмы.
К наиболее важным реквизитам документов, используемым в современной
практике, относятся:
2 - эмблема организации;
7 - наименование организации;
9 - индекс предприятия связи, почтовый индекс, телефон, факс,
номер расчетного счета
в банке;
10 - название вида документа;
11 - дата;
12 - индекс (№) документа;
13 - ссылка на индекс и дату входящего документа;
15 - гриф ограничения доступа к документу;
16 - адресат;
17 - гриф утверждения;
18 - резолюция;
19 - заголовок к тексту;
20 - отметка о контроле;
21 - текст;
22 - отметка о наличии приложений;
23 - подпись;
25 - визы;
26 - печать;
27 - отметка о заверении копии;
28 - фамилия исполнителя и номер его телефона;
29 - отметка об исполнении документа и направлении его в дело;
31 - отметка о поступлении .
Особенно важным является правильное оформление таких реквизи-тов,
как дата, подпись, печать, гриф утверждения, которые придают
документу юридическую силу.
Каждый документ можно разделить на 3 основные части:
- заголовочную часть (в нее входят реквизиты, расположенные
до текста);
- основную часть (реквизиты «текст» и «приложения»);
- оформляющую часть (реквизиты, расположенные ниже текста
и приложения).
|
