Делопроизводство

Деловая переписка - неотъемлемое средство связи предприятия с внешними организациями. В большинстве фирм письма превалируют над остальными документами. В переписке можно выделить два основных вида документов: письма и факсы.

Письмо - обобщенное название различных по содержанию документов, пересылаемых по почте.

По содержанию и назначению письма могут быть: инструкционные, гарантийные, информационные, рекламные, коммерческие, рекламационные, письма-запросы, письма-извещения, письма-приглашения, письма-ответы и др.

Письма инструкционные (директивные) исходят из государственных или муниципальных органов власти и управления и содержат, как правило, рекомендации, указания, разъяснения по вопросам отчетности, налогов экологии и т.п.

Гарантийные письма содержат гарантии оплаты, сроков поставки или качества продукции.

К информационным условно относятся письма, содержащие сообщения, просьбы, напоминания, предложения.

Рекламные письма содержат рекламу, цены предлагаемых товаров, услуг.

Коммерческие письма составляются при заключении и выполнении контрактов. Они представляют собой обращения покупателей к продавцам с просьбой дать подробную информацию о товарах, услугах и/или направить предложение (оферту) на поставку товара, ответы продавцов, рекламации, ответы на рекламации, кредитные письма и т.п.

В рекламационных (претензионных) письмах предприятия требуют возмещения убытков, нанесенных из-за невыполнения или нарушения условий контракта другой стороной (контрагентом). Рекламация должна иметь копии документов, подтверждающие такие факты. Оформляются подобные копии в виде приложения к основному документу (рекламации).

При заключении контрактов с иностранными партнерами используются кредитные письма (L/C - Letter of credit), в которых продавец просит предоставить гарантийное письмо из банка покупателя с номером валютного расчетного счета и гарантиями банка оплаты покупателем товаров или услуг.

В письмах-запросах предприятие просит разъяснить какой-либо факт или действие и побуждает фирму-контрагента (или государственную организацию) дать ответное письмо.

В некоторых случаях составляются сопроводительные письма, когда направляемый адресату основной документ требует дополнительного пояснения. В сопроводительном письме указывается, с какой целью направляется основной документ, что с ним необходимо сделать и в какие сроки. Если же сопроводительные письма не несут смысловой нагрузки, то их составлять не следует, т. к. в этом случае они становятся ненужной формальностью.

Для составления писем, факсов, используется специальный бланк для писем .

В письмах, факсах название вида документа не указывается. В заголовочной части письма печатаются следующие реквизиты: «дата», «номер (индекс)», «ссылка на номер и дату входящего документа», если письмо является ответом; «заголовок», изложенный одной фразой.

На письмах должны быть правильно указаны составные части реквизита «адресат» (получателя письма): фирма; структурное подразделение, должность; фамилия; почтовый адрес получателя.

Если письмо одного содержания направляется нескольким адресатам, сначала указывается адрес основного получателя, затем перечисляются другие. Если документ направляется более, чем четырем адресатам, составляется список рассылки, и на каждом экземпляре указывается лишь один адресат, которому направляется конкретный экземпляр.

Если письмо направляется в дополнение к ранее посланному, то в нем следует указать номер и дату ранее посланного письма.

Текст письма должен быть лаконичным, последовательным, убедительным и корректным. Факты и события должны представляться объективно, а все стороны излагаемого вопроса должны освещаться с достаточной полнотой, кратко и ясно.

Текст письма чаще всего состоит из вводной части и основной.

Во вводной части указываются причины, вызвавшие составление письма, сопровождаемые ссылками на факты, даты, документы, например:

«В связи с тем, что при получении груза на станции «Марк» 26.01.95 по накладной № 238864 в исправном вагоне с ненарушенными пломбами грузоотправителя при вскрытии ящиков и проверке содержимого с участием представителя ..... была установлена недостача:.... штук изделий на сумму.... (коммерческий акт от 26.01.95 № 247)...».

Во второй части письма формулируется его основная цель (предложение, отказ, просьба, гарантия и т. п.), например:

«На основании изложенного просим в течение 10 банковских дней перечислить указанную сумму на наш расчетный счет».

В зависимости от назначения письма и от того, на чем его автор желает сконцентрировать внимание получателя, может использоваться другой порядок расположения логических частей текста.

Для большинства деловых писем характерна повторяемость одних и тех же оборотов, освоив которые можно составить тексты различных писем.

Начало письма (факса) может иметь следующие варианты обращения:

• «Уважаемый Игорь Леонидович!»;
• «Господин Зорин!»;
• «Игорь Леонидович!»;
• «Уважаемый г-н Зорин!»;
• «Уважаемые господа!» (употребляется, когда неизвестны имена получателей письма).
• Затем уместны были бы слова благодарности:
• «Мы были рады получить Ваше письмо»;
• «Большое спасибо за факс от 04.06.95»;
• «Подтверждаем с благодарностью получение Вашего письма».

Большинство писем продолжаются далее словами:

• «В связи с ...»;
• «Согласно контракту от ... № ...»;
• «В соответствии с ...» и т.д.

Если в заголовочной части письма-ответа заполнен реквизит «ссылка на номер и дату входящего документа», то не следует повторять ссылку на документ в тексте письма.

В зависимости от темы письма (факса) используются следующие обороты:

1. Отправка груза, документа
• Отправляем Вам...
• Направляем Вам...
• Высылаем Вам...
2. Напоминание
• Напоминаем Вам, что...
• По истечении ... срока предложение нашей фирмы теряет силу.
3. Подтверждение
• Концерн ... подтверждает получение ...
• Подтверждаем, сто партия ТНП получена...
4. Извещение
   • Сообщаем Вам, что...
   • Ставим Вас в известность, что...
   • Извещаем Вас, что...
5. Просьба
   • Пожалуйста, сообщите...
   • Просим оплатить в течение... банковских дней...
   • Мы будем благодарны, если Вы...
6. Гарантия
   • Оплату гарантируем.
   • Качество продукции наша фирма гарантирует.
7. Предложения
   • Мы рады предложить Вам...
   • Предлагаем Вам...
   • Мы можем рекомендовать...
   • Мы уверены, что Вы заинтересуетесь...
8. Отказ
   • К сожалению, Ваша просьба не может быть удовлетворена по следующим причинам:...
   • К сожалению, удовлетворить Вашу просьбу в ближайшее время мы не можем...
   • К сожалению, мы не можем принять Ваше предложение из-за...
9. Предупреждение
   • Фирма оставляет за собой право обратиться..., если Вы...
   • Задержка поставок может привести к...
   • Данные Вами обещания, к сожалению, не выполняются, поэтому мы вынуждены...
10. Приглашение
• Просим принять участие в...
• Приглашаем Вас...
• Мы рады пригласить Вас...
11. Письма обычно заканчивают фразами:
• «Надеемся, что наша просьба не будет для Вас затруднительной»;
• «Мы рассчитываем на успешное продолжение сотрудничества»;
• «Мы надеемся на Вашу заинтересованность в расширении связей»;

С уважением.

Письма по финансовым вопросам подписывает руководитель и главный бухгалтер фирмы. Письма, дающие какие-либо гарантии, имеющие юридические и финансовые последствия, заверяются печатью фирмы.

Деловая переписка делится на две части:

• поступающие (входящие) в фирму письма;
• отправляемые (исходящие) из фирмы письма.